PRIVACYSTATEMENT Handbal Vereniging Olympia Spijkenisse (H.V.O.S.)

Handbal Vereniging Olympia Spijkenisse ( H.V.O.S.) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens als lid van onze vereniging. Met dit Privacy statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van onze leden. HVOS is lid van de overkoepelende sportbond “Nederlands Handbal Verbond” (NHV).

H.V.O.S. doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. H.V.O.S. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy statement;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor een andere verwerking van uw persoonsgegevens dan bij 1. en 2. zijn genoemd;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten betreffende uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

H.V.O.S. is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy statement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit Privacy statement.

Grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens
De grondslag voor verwerking van de door u versterkte persoonsgegevens is de lidovereenkomst tussen u als lid en de vereniging HVOS.

Doelstellingen voor de verwerking van persoonsgegevens van leden
Het algemene doel van de vereniging zoals dat in onze statuten staat, betreft het doen beoefenen en bevorderen van de handbalsport in al haar verschijningsvormen ((art 3.1).

Persoonsgegevens van leden worden door H.V.O.S. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het voeren van een actuele ledenadministratie HVOS inclusief het bijhouden van het vrijwilligersregister en het doorsturen van persoonsgegeven ten behoeve van de administratie van het Nederlands Handbal Verbond (NHV);
  • Het verzorgen van de jaarlijkse contributie-inning;
  • Het organiseren van wedstrijden / toernooien en als HVOS uitkomen in competitieverband van het Nederlands Handbal Verbond;
  • Het verzorgen van de interne en externe communicatie van HVOS m.b.t. de eigen verenigingsactiviteiten waaronder publicaties op sociale media zoals de besloten Facebooksite en de website www.hvoshandbal.nlwelke in eigendom is van H.V.O.S.;
  • Werken met jeugd: voor onze jeugdleden het organiseren van het handbalkamp en het opleiden van jeugdtrainers, – coaches; en
    De vereniging in staat te stellen dat de leden optimaal hun rechten en verplichtingen verbonden aan het lidmaatschap van de vereniging kunnen uitoefenen;
  • Op basis van het bestuursreglement ‘alcohol in sportkantines’ bij het verstrekken van alcohol de leeftijd van de aspirant-koper te kunnen vaststellen.

Me betrekking tot bovenstaande doelstelling(en) zal H.V.O.S. de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Recente foto spelende leden;
  • Bank/Giro rekeningnummer;
  • Werken met Jeugd: vragen naar en het kunnen tonen van een recente VOG (Verklaring Omtrent Gedrag);
  • Medische gegevens t.b.v. een veilig handbaljeugdkamp, t.w. specifieke voedseleisen, allergieën en medicijngebruik. Deze gegevens worden gevraagd op het kampdeelnemersformulier.

Nadere toelichting

  • De recente foto voor een spelend lid wordt op de spelerskaar in de app (wedstrijd / spelersapp. van het NHV) geplaatst en alleen gebruikt als controle bij wedstrijden;
  • Het gebruiken van persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar zal alleen gebeuren indien de ouder(s)/wettelijke vertegenwoordiger(s) daarvoor uitdrukkelijk toestemming geven;
  • Het maken en gebruiken van foto’s van lid / leden van HVOS is alleen met uitdrukkelijke toestemming. Deze toestemming wordt expliciet gevraagd op het inschrijfformulier welke het aspirant-lid bij aanvang van het lidmaatschap wordt toegezonden;
  • Indien een kind (jonger dan 16 jaar) deelneemt aan een handbaljeugdkamp worden medische gegevens zoals specifieke voedseleisen, allergieën en medicijngebruik gevraagd. Deze gegevens worden genoteerd op het kampdeelnemersformulier.

Inzage en verwerking in de persoonsgegevens
Alleen de volgende functionarissen van HVOS hebben toegang tot uw persoonsgegevens: Voorzitter Bestuur, Penningmeester Bestuur, Voorzitter Technische Commissie, Beheerder Ledenadministratie en de Contactpersoon Jeugd en Senioren. Bij Sportlink is dat het wedstrijdsecretariaat.

Bewaartermijn persoonsgegevens

  • H.V.O.S. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist;
  • Gedurende de looptijd van de lidovereenkomst en daarna alleen die noodzakelijke gegevens (rekeningafschriften en originele facturen) ten behoeve van de financiële administratie voor de periode van 7 jaar zoals de wet voorschrijft;
  • Het deelnemersformulier voor het jeugdkamp incl. alle daarop aanwezige gevoelige informatie wordt direct na het kamp op een veilige manier vernietigd.

Verstrekking aan derden
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

In ieder geval worden uw persoonsgegevens gedeeld met “Sportlink” ten behoeve van de registratie bij de NHV. Sportlink is een onderdeel van de NHV en een hulpmiddel van de ledenadministratie met betrekking tot competitie-/wedstrijdzaken.

Buiten de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging
H.V.O.S. heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens H.V.O.S. die toegang hebben tot uw gegevens zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Zij tekenen hiervoor een aparte geheimhoudingsverklaring met HVOS;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Wij testen en evalueren jaarlijks onze maatregelen;
  • Betreffende leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van de persoonsgegevens.

Datalekken
Indien een datalek zich voordoet en gevolgen heeft voor betrokkenen wordt de Autoriteit Persoonsgegevens geïnformeerd en informeren wij u als betrokkene.

Rechten betreffende uw gegevens
De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent u als betrokkene een aantal rechten toe. Deze zijn:

  • het recht op informatie
  • het recht op inzage
  • het recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming
  • het recht van verzet
  • het recht op dataportabiliteit
  • het recht op vergetelheid
  • het recht op beperking van de verwerking

Indien u gebruik wilt maken van uw rechten dan vragen wij u om – bij voorkeur schriftelijk – een verzoek in te dienen bij het bestuur. Het bestuur zal zo spoedig mogelijk doch niet later dan 11 maand na het indienen van uw verzoek een besluit hierover nemen.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover contact met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) op te nemen via een mail naar ledenadministratie@hvoshandbal.nl. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend.

U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Zie www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
De volledig tekst van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) kunt u op de website van de overheid vinden. Zie www.autoriteitpersoonsgegegevsn.nl 

Contactgegevens
Handbal Vereniging Olympia Spijkenisse, gevestigd aan het Atletiekpad 9 te Spijkenisse
Postadres:Postbus 141 3200 AC Spijkenisse
Emailadres: hvos@handbal.nl

Download
Download hier de .pdf versie van de privacy statement van H.V.O.S.

Dit Privacystatement is vastgesteld d.d 04-06-2018